10 najvažnijih saveta za pripremu i upravljanje sastancima

od strane | maj 6, 2021 | Biznis

upravljanje sastancima

Upravljanje sastancima u biznis svetu predstavljaju esencijalan deo svakodnevnog poslovanja na kojima se odvijaju bitne diskusije i donose važne poslovne odluke, i kao takvi zauzimaju značajan deo dnevnog rasporeda svake organizacije i pojedinca.

Na sajtu Harvard Business Review objavljeno je istraživanje koje ukazuje na to da su se tokom poslednjih 50 godina poslovni sastanci povećali u dužini i učestalosti, i da rukovodioci na njima provode u proseku skoro 23 sata nedeljno.

Pod uticajem internet revolucije i napretka u tehnologiji, ali i aktuelnih dešavanja u pogledu pandemije Covid-19 i učestalog rada od kuće, mnogi aspekti našeg života su doživeli značajnu transformaciju, a time i način vođenja poslovnih sastanaka. Ipak, i pored toga što nam je tehnologija omogućila da se u trenu i sa bilo kog mesta povežemo sa klijentima i poslovnim saradnicima, postoje brojni izazovi kada je reč o efikasnosti upravljanja sastancima kako offline tako i online.

Zato vam u nastavku predstavljamo 10 korisnih saveta za pripremu i upravljanje sastancima jer će vam njihova primena zasigurno povećati šanse za uspešan ishod.

1. Pripremite pisani plan sastanka

Pripremljen sto za online sastanak sa laptopom, sveskom i olovkom

Prvi savet za upravljanje sastancima je da obavite temeljnu pripremu koja će obezbediti da tokom sastanka ne izgubite tok misli i propustite važne stavke. Neadekvatna priprema za sastanak ili odsustvo iste je glavni razlog zbog kojeg poslovni sastanci doživljavaju neuspeh jer je u tom slučaju zaista izazovno održati učesnike fokusiranim i usredsređenim na prioritete i ciljeve zbog kojih ste se sastali.

Zato je neophodno da razmislite i odgovorite na sledećih nekoliko pitanja:

  • Koja je svrha ovog sastanka?
  • Koje su odluke koje želite da donesete kao rezultat ovog sastanka?
  • Da li ste definisali sve bitne teme o kojima je potrebno da razgovarate?
  • Šta bi za vas bio idealan ishod sastanka?
  • Da li je ovaj sastanak zaista neophodan? (Imajte u vidu da je u pojedinim situacijama moguće postići istu svrhu i drugim kanalima komunikacije, poput emaila ili telefonskog poziva.)

Dobar savet bi bio da napišete pitanja o kojima će se diskutovati na sastanku, kao i stavke koje je potrebno proći, da ih sortirate prema važnosti, i potom formulišete plan sastanka koji ćete podeliti sa svim učesnicima zajedno sa pozivom za sastanak. Ovo pošaljite najmanje 24 sata pre sastanka i zatražite potvrdu prisustva.

Pažljivo sastavljen pisani plan ne samo da oslikava vašu sposobnost za upravljanje sastancima, već govori i o vašem razumevanju prema učesnicima kojima na ovaj način dajete priliku da se adekvatno pripreme.

2. Zakažite poslovni sastanak emailom

Pošaljite kratko obaveštenje putem emaila u kojom zakazujete sastanak sa naznakom teme o kojoj planirate da diskutujete. Ukoliko već imate spreman pisani plan sastanka priložite i njega.

Takođe ne zaboravite da podesite automatizovane podsetnike pomoću Google kalendara dan pred sastanak, kako bi svi učesnici mogli da potvrde prisustvo ili jave ukoliko su u nemogućnosti da prisustvuju, kako bi se eventualno zakazao novi termin.

Napomena: Vodite računa da u određenim kompanijama i kulturama postoji doba dana koje se smatra neprimerenim za zakazivanje poslovnih sastanaka, kao što su prvih pola sata u radnom danu, tokom pauze za ručak ili tokom poslednjeg sata u toku radnog vremena.

3. Vodite računa da pozovete samo neophodne učesnike

Zaista nije dobro rešenje da radnom sastanku prisustvuju oni poslovni saradnici koji neće doprineti donošenju odluke. Takođe, ukoliko odlučite da poziv za poslovni sastanak pošaljete velikom broju učesnika, rizikujete da utrošite mnogo nepotrebnog vremena i energije.

U situacijama kada niste sigurni da li bi neko trebao da prisustvuje konkretnom sastanku, možete mu jednostavno poslati direktno poruku sa pitanjem da li želi da bude uključen. Veoma često je dovoljno da rukovodilac bude samo obavešten o onome o čemu se razgovaralo na radnom sastanku, kao i da mu se prosledi kratak rezime u pisanoj formi.

4. Uradite istraživanje o sagovorniku

Devojka u kancelariji koja se sprema za online sastanak sa klijentom

Uradite istraživanje ljudi sa kojima planirate održati poslovni sastanak. Ovo je značajno iz nekoliko razloga. Naime, time ne samo da iskazujete poštovanje prema sagovorniku, već takođe možete prilagoditi poruku koju planirate preneti i bolje usmeriti tok sastanka.

Danas kada je zahvaljujući Googlu i društvenim mrežama sve transparentno i dostupno, pogled na LinkedIn i Facebook profil može vam dati jasnu predstavu o tome sa kime se sastajete i šta možete očekivati od predstojećeg razgovora. Ovo će vam pomoći da pronađete slična interesovanja, kao i eventualne zajedničke prijatelje i kontakte, koji mogu biti dobar izvor dodatnih informacija. Pored toga, podaci do kojih dođete vam mogu pružiti i određene uvide u slučaju da dođe do konflikta mišljenja.

U situacijama kada ste već ranije bili u kontaktu, pokušajte predvideti kakav će biti sagovornikov pogled na određeno pitanje. Razmislite koje primedbe bi mogao izneti i da li postoje određena dodatna pitanja koja bi mogao postaviti. Ukoliko je to moguće, potrudite se da unapred pripremite odgovore na njih, kao i sav prateći materijal i podatke koje smatrate da bi mogao zahtevati.

5. Uvežbajte sastanak

Uvežbajte svoj govor za predstojeći sastanak, ali budite fleksibilni i spremni da ga prilagodite u skladu sa onim kako sastanak bude tekao.

U poslovnom svetu prvi utisak i samopouzdanje igraju veoma značajnu ulogu, posebno kada planirate sastanak sa potencijalnim novim klijentima ili poslovnim partnerima. Zato pažljivo i temeljno pripremite sve one informacije koje treba da predstavite i ne ustručavajte se da uradite probu sastanka kako biste se opustili i stekli potrebnu sigurnost u svoju prezentaciju. Fokusirajte se na to da vaše izlaganje bude apsolutno jasno, efikasno i transparentno.

6. Budite jasni u vezi sa očekivanjem u pogledu sastanka

Od velike je važnosti da uz poziv za sastanak jasno naglasite i njegovu svrhu, kao i vaša očekivanja u pogledu odluke koju treba doneti. Naglasite zbog čega je konkretan sastanak značajan, kao i kakav će uticaj imati na sve učesnike.

Iako su u pojedinim korporativnim kulturama zaposleni pozvani na sastanke samo kako bi ih slušali, u današnjem biznis svetu mnogo je učestalija pojava da se od učesnika zahteva aktivna interakcija, razmena mišljenja i prezentovanje novih ideja. Svrha sastanka trebalo bi da bude da se identifikuju ciljevi, a potom podele na više manjih ciljeva, čije će se izvršenje dodeliti konkretnim osobama u okviru jasno definisanih rokova. Zato je poželjno da nakon sastanka svi učesnici još jednom rezimiraju obaveze koje su im dodeljene.

7. Upravljanje sastancima u online okruženju

Ruka koja drži telefon na kome je upaljen skype putem koga se odvija sastanak ispred velikog ekrana

I pored tehnologije koja nam stoji na raspolaganju, i dalje je izazov voditi efikasne online sastanke, kako zbog tehničkog znanja učesnika, tako i svih eventualnih problema koji mogu nastati u pogledu povezivanja uređaja, internet konekcije i drugih faktora koji utiču na kašnjenja u komunikaciji.

Upravljanje sastancima u online okruženju gde svi prisutni aktivno učestvuju u razgovoru pre svega zahtevaju upotrebu kamere i mikrofona. Zato je najmanje pola sata pre početka razgovora neophodno proveriti da li vaša kamera i mikrofon nesmetano rade, a softver kojeg planirate koristiti podržava više učesnika, odnosno konferencijski poziv.

Za profesionalne sastanke u online sferi gde se komunikacija odvija samo sa jednim sagovornikom može se koristiti Skype video poziv, međutim ukoliko poslovni sastanak zahteva više učesnika, preporuka je da se koriste specijalizovane aplikacije, među kojima su trenutno najpopularnije Zoom, GoToMeeting i FaceTime.

Na kraju, da biste izbegli ometanje uslovljeno spoljašnjim faktorima neophodno je da pronađete mirno okruženje, koje najčešće podrazumeva zatvorenu i dobro osvetljenu sobu, i da koristite slušalice sa mikrofonom kako biste minimizirali pozadinsku buku.

8. Postavite vremensko ograničenje trajanja sastanka

Preporuka je da uz poziv za sastanak i spisak tema koje ćete obraditi, navedete i planirano vreme trajanja sastanka. Vremensko ograničenje trajanja sastanka će pomoći da izvučete maksimum od vremena koje imate na raspolaganju, ali je potrebno da podstičete sagovornike na aktivno učestvovanje kako bi svačije vreme bilo najefikasnije iskorišćeno. Kako se bliži vreme završetka sastanka, potrebno je da se taktično umešate i obavestite učesnike o tome.

Iako je većina poslovnih sastanaka predviđena da traje sat vremena, u mnogim slučajevima biće dovoljan i kraći vremenski period. Bitno je naglasiti da je sasvim u redu imati kratke sastanke. Naime, nije retka situacija da svrha sastanka bude brzo ispunjena, te će biti dovoljno učesnike obavestiti da je cilj sastanka postignut ranije nego što je to bilo predviđeno.

Međutim, imajte u vidu da se online sastanci odvijaju nešto sporijim tempom od uobičajenih sastanka, pre svega zbog kašnjenja tona od 2-3 sekunde kao rezultat upotrebe alata za komunikaciju. Ovo znači i da je potrebno povesti računa o pauzama nakon postavljanja pitanja.

9. Usmerite diskusiju u željenom pravcu

Na poslovnim sastancima koji se bave važnim pitanjima ponekad se dešava da razgovor skrene sa teme. Iako su u pojedinim slučajevima ove digresije korisne, ipak savetujemo da u ovakvim situacijama diskusiju pažljivo vratite na odgovarajući tok. Dobar savet bi bio da sa poštovanjem konstatujete kako razgovor prelazi van teme i predložite zakazivanje novog zasebnog sastanka na kojem biste podrobnije istražili tu konkretnu ideju.

Čest je slučaj da je tokom sastanka potrebno fokusirati se na prikupljanje mišljenja i stavova svih članova tima radi donošenja zajedničke odluke. U svrhu glasanja za konkretne predloge možete koristiti i specijalizovane alate za pravljenje upitnika i anketa.

10. Vodite beleške i pošaljite ih svim učesnicima sastanka

Devojka za laptopom kuca beleške sa online sastanka

Dobro vođenje beleški tokom sastanka je nešto od čega svi učesnici imaju korist, te savetujemo da ovaj korak ne izostavite. Vođenje beleški ima vrednost u pogledu zajedničkog razumevanja onoga što je odlučeno, kao i jasnoće u smislu ishoda sastanka.

Nakon sastanka pošaljite beleške svima koji su učestvovali, onima koji nisu bili u mogućnosti da prisustvuju, kao i svima ostalima koji treba da budu obavešteni. Pored onoga o čemu se razgovaralo, odnosno glavnih tačaka diskusije, kao i ključnih odluka, ovde navedite i sve dodatne stavke, konkretne planirane akcije koje treba da se preduzmu, kao i liste obaveza sa imenom osobe odgovorne za njeno izvršenje.

Uz to, ukoliko je tako dogovoreno, podelite i obaveštenja o svim novim sastancima koji treba da budu održani, kako bi se raspravilo o onim pitanjima koja tek treba da budu rešena.

Zaključak

Efikasno upravljanje sastanacima zahteva umeće koje se vremenom stiče, a podrazumeva ne samo detaljnu pripremu, već i pažljivo praćenje učinka. Veoma je važno sagledati ih u realnom svetlu i uočiti detalje koji se mogu izmeniti u cilju poboljšanja. Samo konstantnim usavršavanjem svojih veština u pogledu vođenja poslovnih sastanaka, možete steći poštovanje svojih kolega i saradnika i ispuniti ciljeve u što kraćim vremenskim okvirima.

Ukoliko se na vreme i temeljno pripremite i obezbedićete struktuiranost svojih sastanaka, dobru komunikaciju uključenih strana, kao i aktivno učestvovanje. Ovi vidovi sastanaka lako mogu postati platforma koja uspešno povezuje klijente i saradnike, a vi steći epitet osobe od poverenja koja efikasno rešava važna pitanja. Zapamtite da se zacrtani ciljevi online sastanaka ne razlikuju mnogo od klasičnih, a to je pre svega donošenje zajedničkih odluka koje kompaniju i vas pokreću u pravcu razvoja.

Želimo vam sreću u tome!

0 %s Comments

Prosledi komentar

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Neophodna polja su označena *

Povezani tekstovi:

Kripto porez

Kripto porez

Poreski problemi sa kojima se kripto zajednica u Srbiji susreće ili će se tek susretati ostali su u senci sukoba koji je nastao između frilensera i...

Korpa
There are no products in the cart!
0